Nicolás Bazzani
Después de planificar cada detalle y lanzar el proyecto que transformó la idea inicial en un producto digital, llega el momento de cerrarlo, un punto clave y definitorio que no puedes menospreciar.
Pese a la relevancia de esta etapa en términos estratégicos, algunos directores terminan descuidando el proceso de cierre de proyectos digitales, ya sea por cansancio, negligencia o simplemente por ansiedad de enfocar sus esfuerzos hacia los nuevos desafíos.
No obstante, esta fase es tan importante como cualquier otro momento inherente a la gestión porque permite, entre otras cosas:
- Agrupar los datos de manera clara;
- Resolver dudas;
- Informar sobre los procedimientos realizados;
- Ofrecer retroalimentación a los clientes;
- Comparar expectativas y resultados.
De esta manera, podemos decir que esta etapa es oficialmente el punto final y que su cumplimiento es indispensable para evitar una escalada de errores y optimizar la calidad de trabajos futuros.
De acuerdo a mi experiencia en proyectos con enfoque digital, a continuación te muestro 6 prácticas que considero fundamentales para un exitoso y sustentable proceso de cierre.
1. Recopilación de datos
El primer paso para cerrar un proyecto con excelencia es organizar los datos y analizarlos para obtener información relevante que permita entender su grado de eficiencia y los resultados obtenidos.
Para ello, resulta clave llevar a cabo reuniones en las que todas las partes involucradas en su desarrollo aporten detalles acerca de las actividades, procesos y desafíos experimentados durante la ejecución.
Estos datos son muy relevantes para entender los aspectos que pueden mejorarse y descubrir los puntos que efectivamente proporcionan buenos resultados y que por lo tanto, pueden servir de referencia para planes de acción y esquemas de gestión.
Me parece importante resaltar la manera en que otros equipos pueden acceder al historial de gestión de cada proyecto y a la retrospectiva, de modo que siempre haya retroalimentación para próximos miembros que puedan llegar a manejar proyectos similares.
Al finalizar estas instancias, es útil intercambiar opiniones y críticas constructivas sobre las lecciones aprendidas y elaborar un documento estandarizando toda la información aportada y discutida.
2. Cierre interno
Resulta fundamental que el director entienda que esta etapa guarda relación con todo el equipo y como tal, es esencial que comunique el cierre interno a todos los profesionales que han trabajado en el desarrollo del proyecto.
Asimismo, en esta fase es necesario:
- Identificar y medir la calidad de las entregas considerando los recursos y materiales disponibles;
- Finalizar los contratos con empresas tercerizadas que únicamente colaboraban con el desarrollo del proyecto en cuestión;
- Incluir información en plantillas y sistemas de gestión.
- Actualizar la información sobre los proveedores.
Esta es una fase que abarca la finalización de los procesos internos relacionados con el proyecto digital tanto de forma directa como indirecta.
3. Cierre externo
Además de realizar el procedimiento de cierre interno, es necesario que la empresa se comunique con el cliente para informar la finalización del proyecto y ofrezca una especie de recuento de sus diferentes etapas.
Durante este contacto, es fundamental analizar de forma cualitativa todos los puntos relevantes del proyecto y detectar el nivel de satisfacción del cliente.
De hecho para cerrar el proyecto y por consiguiente, el vínculo entre la empresa y el contratante, es imprescindible que el cliente acepte el resultado final y firme un documento de conclusión de alianza.
Gracias a la disponibilidad de información pertinente y el cierre interno, comúnmente, este tercer paso fluye de manera natural y sin grandes inconvenientes, completando así esta formalidad indispensable para demostrar el profesionalismo y la eficiencia corporativa.
4. Gestión de la transición del equipo
Después de finalizar un proyecto digital, es común que los colaboradores se sientan un poco perdidos debido a la interrupción en su rutina y en virtud de la incertidumbre del futuro inmediato.
En este sentido, una de las funciones más relevantes de los directores es redefinir el rol y las funciones de los profesionales para incluirles en nuevos desafíos o proporcionar otras oportunidades de trabajo en esta etapa de transición posterior al proyecto.
Asimismo, es importante que el responsable del proyecto reconozca el valor de cada colaborador y agradezca su desempeño y compromiso con el cumplimiento de los objetivos.
5. Elaboración de informe final
En esta etapa, el director cuenta con la información necesaria para elaborar un reporte final acerca del proyecto para abarcar no solo los aspectos favorables, sino también los errores en la planificación, como déficit de personal para ejecutar una etapa en particular o determinadas inconsistencias operacionales.
Además, este documento es clave para comparar resultados con proyectos anteriores mediante el análisis de los costos y de otros puntos que reflejan el nivel de eficiencia y la evolución del equipo.
A pesar de que el informe final es personalizado de acuerdo con la propuesta y características del proyecto digital, su estructura siempre debe incluir los siguientes temas:
- Resumen ejecutivo: conclusiones principales y hechos relacionados con la implementación del proyecto.
- Evaluación y análisis: recolección de datos para registrar la historia del proyecto y desempeño de la gestión.
- Recomendaciones: principales medidas técnicas para mejorar la calidad de los procesos.
- Lecciones aprendidas: nuevos conocimientos y experiencias que deben tenerse en cuenta para los próximos proyectos.
- Apéndice: otros detalles que ameriten atención, como plantillas, gráficos, etcétera.
Es muy importante generar videos explicativos para una mejor entrega y entendimiento de las soluciones desarrolladas a entregar.
Lógicamente, el informe de cierre debe ser transparente, realista y muy claro en cada uno de sus puntos. Por otro lado, prioriza la incorporación de estadísticas e indicadores que agreguen valor y respalden diferentes afirmaciones.
6. Entrenamientos y capacitaciones
En ocasiones, el informe señala algunas fallas operacionales que pueden ocurrir a raíz de falta de conocimiento o poca experiencia.
Ante este tipo de situación, lo ideal es implementar capacitaciones que fomenten el aprendizaje y estimulen la adopción de posturas cada vez más alineadas con los intereses de la empresa, sus valores e identidad de marca.
Como ves, uno de los principales desafíos de los directores es no perder el control y cuidar de los detalles durante la fase de cierre de proyectos digitales.
Además de lo mencionado, esta etapa debe contemplar aspectos y términos legales que permiten proteger la individualidad, originalidad y confidencialidad de cada proyecto.
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